Hintergrund zur Migration der Mailkonten von HostEurope zu Mailcow

Die bestehenden E-Mail-Konten wurden seit über 20 Jahren zuverlässig über einen Hosting-Tarif bei HostEurope betrieben. Im Zuge einer langfristigen Infrastrukturmodernisierung und der geplanten Einführung von Microsoft 365 (O365) als Ersatz für die bestehende Linuxlösung bei Hosteurope wird nun eine Migration der bestehenden Mailkonten notwendig.

Ein wesentlicher Grund für die Umstellung ist die kostenintensive Struktur des neuen HostEurope-Tarifs, die insbesondere im Vergleich zu modernen, selbst gehosteten Lösungen wie Mailcow nicht mehr wirtschaftlich ist. Darüber hinaus spielt der Datenschutz (DSGVO) eine zentrale Rolle: Die Kontrolle über die eigenen E-Mail-Daten und -Server gewinnt zunehmend an Bedeutung, insbesondere im Hinblick auf die Datenspeicherung und die Verarbeitung personenbezogener Daten innerhalb der EU.

Aus diesen Gründen wurde die Entscheidung getroffen, sämtliche bestehenden Postfächer in eine selbst gehostete Mailcow-Instanz zu überführen. Die neue Lösung erlaubt sowohl eine bessere Kontrolle über die Datenverarbeitung als auch eine effizientere und kostengünstigere Verwaltung der Mailinfrastruktur.

• Allgemeine Infos & Ablauf zur Migration auf Microsoft 365
• Nach der Migration – To‑Dos
• Formulare, SLA, Datenschutz, Preislisten u.v.m. bei HostEurope

Neue Funktionen und Vorteile der Mailcow-Instanz im DRK-Kontext

Mit der Migration der E-Mail-Infrastruktur von HostEurope zu einer selbst gehosteten Mailcow-Instanz gewinnt das DRK deutlich an Flexibilität, Datenschutzkontrolle und Benutzerfreundlichkeit. Besonders im Zusammenspiel mit den verschiedenen Gemeinschaften (z. B. Bereitschaften, Wasserwacht, JRK) bietet Mailcow eine Reihe praxisnaher Verbesserungen:

Zentrale Verwaltung mit einfacher Oberfläche

Die Verwaltung von E-Mail-Konten erfolgt über ein modernes, webbasiertes Admin-Interface:

• Intuitive Benutzeroberfläche für Administratoren (auch ohne tiefgehendes IT-Wissen bedienbar)
• Anlage, Änderung oder Deaktivierung von Mailkonten mit wenigen Klicks
• Übersichtliche Darstellung aller Domains, Nutzer, Aliase und Verteiler

Datenschutz & Sicherheit auf hohem Niveau (DSGVO-konform)

• Hosting auf eigenen Servern in Deutschland beim einem vertrauenswürdigen Rechenzentrumspartner
• Keine Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte
• Vollständige Kontrolle über Speicherort, Verschlüsselung und Logdaten
• Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) für Admin- und User-Zugänge

Kompatibilität mit allen gängigen Clients

• Vollständige Unterstützung von IMAP, SMTP, ActiveSync, Webmail (via SOGo)
• Native Integration mit Outlook, Thunderbird, iOS, Android
• Webmail mit Kalender-, Adressbuch- und Aufgabenfunktion (inkl. Freigaben)

Weitere Funktionen für den DRK-Alltag

• Mailinglisten & Verteiler (z. B. für „alle Helfer im Einsatzgebiet XY“)
• Alias-Adressen für Projekte, Veranstaltungen oder Rollen (z. B. „leitung@...“)
• Kalenderfreigaben für Schichten oder Gruppenbesprechungen
• Spam- und Virenfilterung auf Serverebene
• Auto-Responder (z. B. bei Abwesenheit während Einsatz oder Urlaub)

Fazit

Mit Mailcow erhält das DRK eine zukunftssichere, kostengünstige und datenschutzkonforme E-Mail-Lösung, die den individuellen Anforderungen der Gemeinschaften gerecht wird. Durch die zentrale Kontrolle bei gleichzeitiger Delegationsmöglichkeit wird eine effiziente und sichere Kommunikation innerhalb der Organisation unterstützt – von der Geschäftsstelle bis zur Ortsgemeinschaft.

Wenn Nutzer ihre E-Mail auf Smartphone oder im Programm wie Outlook verwenden möchten, können sie folgende Daten nutzen:

• Posteingangsserver (IMAP): mail-ehrenamt.drk-dresden.de, Port 993, SSL
• Postausgangsserver (SMTP): mail-ehrenamt.drk-dresden.de, Port 465, SSL
• Benutzername: vollständige E-Mail-Adresse
• Passwort: wie bei Webmail, sinnvollerweise wird hier ein App-Passwort erstellt, dass später einzeln gesperrt werden kann

Für iOS besteht nach dem Login sogar die Möglichkeit ein Profil herunter zu laden.

Login für Benutzer (Webmail)

1. Öffne im Browser die folgende Adresse:
   https://mail-ehrenamt.drk-dresden.de
2. Du siehst eine Anmeldemaske
3. Melde dich mit folgenden Daten an:
   • Benutzername: deine vollständige E-Mail-Adresse (z. B. max.mustermann@bereitschaft-dresden.de)
   • Passwort: dein persönliches Passwort
4. Nach dem Login hast du Zugriff auf:
   • deine E-Mails
   • Kalender & Kontakte
   • Einstellungen für Signaturen, Abwesenheitsnotizen etc.