1. Warum ist eine Nutzungserlaubnis notwendig?

Beim Deutschen Roten Kreuz (DRK) werden im Rahmen von Veranstaltungen, Einsätzen, Schulungen oder Öffentlichkeitsarbeit häufig Fotos und Videos erstellt. Sobald auf diesen Aufnahmen Personen erkennbar sind, handelt es sich um personenbezogene Daten im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Damit diese Bilder rechtssicher genutzt werden dürfen (z. B. für Website, Social Media, Flyer, Pressearbeit oder interne Dokumentation), ist in den meisten Fällen eine ausdrückliche Einwilligung der abgebildeten Personen erforderlich.

2. Rechtliche Grundlagen

Die Nutzung von Bildern stützt sich insbesondere auf:

  • Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO
    → Verarbeitung personenbezogener Daten auf Grundlage einer freiwilligen Einwilligung
  • § 22 Kunsturhebergesetz (KUG)
    → Verbreitung und öffentliche Zurschaustellung von Bildnissen nur mit Einwilligung
  • Art. 7 DSGVO
    → Anforderungen an die Wirksamkeit der Einwilligung (freiwillig, informiert, widerrufbar)

3. Was ist ein Modellvertrag (Einwilligungserklärung)?

Ein sogenannter Modellvertrag ist eine schriftliche Einwilligungserklärung, mit der eine Person dem DRK erlaubt:

  • Fotos und/oder Videos von ihr anzufertigen
  • diese Aufnahmen zu speichern
  • sie für klar benannte Zwecke zu verwenden (z. B. Öffentlichkeitsarbeit, Berichte, Social Media, Druckmaterialien)

Der Vertrag muss transparent und verständlich formuliert sein und mindestens folgende Punkte enthalten:

Pflichtinhalte:

  • Name und Kontaktdaten der verantwortlichen DRK-Gliederung
  • Zweck(e) der Bildnutzung
  • Medien/Verbreitungswege (z. B. Website, Facebook, Print)
  • Dauer der Nutzung oder Hinweis auf unbegrenzte Nutzung
  • Hinweis auf das Widerrufsrecht
  • Kontakt für Datenschutzanfragen
  • Unterschrift und Datum
  • Bei Minderjährigen: Unterschrift der Erziehungsberechtigten

4. Wann ist eine Einwilligung erforderlich – und wann nicht?

Einwilligung erforderlich bei:

  • Porträtaufnahmen einzelner Personen
  • Gruppenfotos, wenn Personen klar erkennbar im Fokus stehen
  • gezielter Darstellung einzelner Helfer:innen, Kinder, Patient:innen
  • Nutzung für Marketing- oder Öffentlichkeitsarbeit

Ausnahmen (keine Einwilligung nötig, aber Vorsicht!):

  • Personen sind nur Beiwerk einer Landschaft oder Veranstaltung
  • große Menschenmengen bei öffentlichen Veranstaltungen
  • Personen sind nicht identifizierbar (z. B. Rückenansicht, Unschärfe)

⚠️ Empfehlung: Im DRK-Umfeld immer eher konservativ vorgehen und im Zweifel eine Einwilligung einholen.

5. Wie wird die Nutzungserlaubnis dokumentiert?

Die Dokumentation ist ein zentraler DSGVO-Bestandteil und dient als Nachweis im Fall von Rückfragen oder Beschwerden.

Empfohlene Vorgehensweise:

  1. Einholen der Einwilligung
    • Schriftlich auf Papier oder digital (z. B. Tablet, Onlineformular)
    • Vor oder spätestens beim Fotografieren
    • Bei Veranstaltungen ggf. Sammellisten + Einzelverträge
  2. Ablage
    • Zentraler, geschützter Speicherort (z. B. internes Laufwerk, DMS)
    • Zugriff nur für berechtigte Personen
    • Klare Benennung: Name – Datum – Anlass
  3. Verknüpfung mit Bildmaterial
    • Bilder in Ordnern nach Veranstaltung ablegen
    • Hinweisdatei, welche Personen zugestimmt haben
    • Alternativ: Dateinamen oder Metadaten mit Referenz zur Einwilligung
  4. Aufbewahrungsdauer
    • Mindestens solange, wie die Bilder genutzt werden
    • Danach Löschung oder erneute Einwilligung einholen

6. Widerruf der Einwilligung

Jede betroffene Person hat das Recht, ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

Was bedeutet das praktisch?

  • Ab dem Widerruf dürfen die Bilder nicht weiterverwendet werden
  • Online-Veröffentlichungen müssen zeitnah entfernt werden
  • Interne Archive müssen entsprechend bereinigt werden
  • Der Widerruf ist zu dokumentieren

7. Praktische Empfehlung für das DRK

Für eine saubere und einheitliche Praxis empfiehlt sich:

  • Einheitliche DRK-Vorlage für Modellverträge
  • Checkliste für Fotograf:innen und Pressebeauftragte
  • Zentrale Ablage aller Einwilligungen
  • Schulung von Ehrenamtlichen im Umgang mit Bildrechten
  • Benennung einer verantwortlichen Stelle (z. B. Öffentlichkeitsarbeit)

Vorlagen

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